Quelle: veröffentlichte Case Study von SoftwareOne AG | Redaktion: CaseGrit.com
Die Stadt Frankfurt am Main stand vor der Herausforderung, ihre gewachsene IT-Landschaft und insbesondere das Software- und Lizenzmanagement effizienter zu organisieren. In der veröffentlichten Case Study beschreibt SoftwareOne eine Ausgangssituation, in der zahlreiche Anwendungen, unterschiedliche Lizenzmodelle und historisch gewachsene Strukturen zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand führten. Gleichzeitig steigen in öffentlichen Verwaltungen die Anforderungen an Compliance, Transparenz und Kostenkontrolle kontinuierlich – insbesondere im Umgang mit großen Softwareanbietern.
Vor diesem Hintergrund suchte die Stadt nach einer Lösung, die nicht nur Transparenz über bestehende Lizenzen schafft, sondern auch langfristig eine strategische Steuerung ermöglicht. Laut der Case Study fiel die Entscheidung auf eine Zusammenarbeit mit SoftwareOne, um ein strukturiertes Software Asset Management (SAM) aufzubauen. Ziel war es, sowohl Überlizenzierung als auch Risiken durch Unterlizenzierung zu vermeiden und gleichzeitig die IT-Kosten nachhaltig zu optimieren.
Im Zentrum der Umsetzung stand die systematische Analyse der bestehenden Lizenzlandschaft. SoftwareOne führte dafür eine umfassende Bestandsaufnahme durch, bei der installierte Software, Nutzungsdaten und bestehende Verträge miteinander abgeglichen wurden. Die Case zeigt, dass gerade in großen Organisationen wie einer Stadtverwaltung häufig Diskrepanzen zwischen tatsächlicher Nutzung und vorhandenen Lizenzen bestehen. Diese Transparenz bildet die Grundlage für alle weiteren Optimierungen.
Darauf aufbauend entwickelte SoftwareOne gemeinsam mit der Stadt Frankfurt ein strukturiertes Lizenzmanagement-Konzept. Dieses umfasste klare Prozesse, definierte Verantwortlichkeiten sowie den Einsatz geeigneter Tools zur kontinuierlichen Überwachung. Besonders relevant ist dabei die Fähigkeit, Lizenzverträge nicht nur administrativ zu verwalten, sondern aktiv zu steuern – etwa bei Verlängerungen, Anpassungen oder Neuverhandlungen.
Ein wesentlicher Aspekt der Fallstudie ist die erzielte Kostenoptimierung. Durch die Analyse und anschließende Konsolidierung der Lizenzbestände konnten laut SoftwareOne Einsparpotenziale identifiziert und realisiert werden. Gleichzeitig wurde das Risiko von Compliance-Verstößen reduziert, was insbesondere im öffentlichen Sektor eine zentrale Rolle spielt. Die Kombination aus Kosteneffizienz und rechtlicher Sicherheit wird in der Case als entscheidender Mehrwert hervorgehoben.
Darüber hinaus betont die Fallstudie die Bedeutung eines nachhaltigen Ansatzes. Lizenzmanagement wird hier nicht als einmaliges Projekt verstanden, sondern als fortlaufender Prozess. Die Stadt Frankfurt profitiert laut Darstellung davon, dass sie nun in der Lage ist, ihre Softwarelandschaft kontinuierlich zu überwachen und strategisch weiterzuentwickeln. Damit entsteht ein langfristiger Mehrwert, der über kurzfristige Einsparungen hinausgeht.
Insgesamt zeigt die Case Study, wie komplexe IT-Strukturen im öffentlichen Sektor durch ein strukturiertes Software Asset Management transparenter, effizienter und sicherer gestaltet werden können. Die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Frankfurt am Main und SoftwareOne verdeutlicht, dass insbesondere große Organisationen von einer ganzheitlichen Betrachtung ihrer Lizenzlandschaft profitieren – sowohl operativ als auch strategisch.
Dies ist eine redaktionelle Zusammenfassung einer öffentlich zugänglichen Fallstudie des genannten Anbieters. Sie stellt eine redaktionelle Aufbereitung dar, die Inhalte wurden abstrahiert und neu formuliert; es besteht keine geschäftliche Beziehung zu den genannten Unternehmen und keine Gewähr für Vollständigkeit oder Aktualität.
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